Politica de confidențialitate

Această politică explică ce date personale prelucrăm când folosești site-ul florinvidican.ro, ne contactezi sau vii la una dintre locațiile noastre, de ce le prelucrăm și ce drepturi ai, conform Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”), Legii nr. 190/2018 și Legii nr. 506/2004.

1. Cine suntem

Operatorul datelor este VIDICAN KINETO S.R.L. („Florin Vidican Kineto Studio”, „noi”), cu sediul social în Calea Mănăștur nr. 48, et. 1, ap. 3, Cluj-Napoca, jud. Cluj, cod poștal 400372, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2023003735122, CIF RO48731170.

Ne poți contacta pentru orice întrebare despre datele tale la [email protected] sau la +40 726 799 004. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), deoarece activitatea noastră nu impune acest lucru; cererile tale sunt tratate direct de noi.

2. Ce date prelucrăm

Când completezi formularul de programare:

• nume, prenume, număr de telefon și, dacă îl completezi, adresa de email;
• motivul pentru care ne contactezi: serviciul de care ai nevoie, cum a apărut problema și dacă ai o recomandare de la un medic. Acestea pot fi date privind sănătatea, o categorie specială de date;
• cum preferi să te contactăm, locația aleasă, zona din care vii și cum ai aflat de noi;
• pagina de pe care ai trimis cererea, tipul browserului și o amprentă criptată a adresei IP (nu adresa însăși, și diferită în fiecare zi), ca să oprim trimiterile automate (spam).

Când ne suni, ne scrii pe WhatsApp sau pe email: datele de contact și informațiile pe care alegi să ni le transmiți.

Când devii pacientul nostru: datele necesare evaluării și programului de recuperare (de exemplu istoricul relevant, rezultatele evaluării, evoluția), persoana de contact pentru urgențe, dacă ne-o dai, precum și datele pentru facturare. Aceste prelucrări sunt detaliate și în documentele pe care le semnezi la locație.

Când vii la studio: în unele dintre locațiile noastre funcționează camere video, care îți pot înregistra imaginea. Te fotografiem sau te filmăm (de exemplu în timpul exercițiilor) numai dacă ne-ai dat acordul înainte.

Când ne lași o recenzie pe Google: pe site afișăm unele dintre recenziile lăsate de pacienți pe profilul nostru Google, cu numele autorului, de obicei doar prenumele și inițiala numelui de familie, și textul recenziei, care poate spune și cu ce problemă de sănătate a venit persoana.

Când folosești site-ul: date tehnice (de exemplu pagini vizitate, tipul dispozitivului și al browserului, adresa IP) prin instrumentele descrise la punctul 9. Cele opționale funcționează numai dacă îți dai acordul.

Când aplici în programul de afiliere: numele, datele de contact și răspunsurile din formularul de aplicare (găzduit de Tally BV, Belgia), iar dacă devii partener, datele necesare pentru calculul și plata comisioanelor și pentru facturare.

De unde avem datele: pe cele mai multe ni le dai chiar tu. Uneori le primim de la altcineva: de la părinte sau de la reprezentantul legal, pentru copii (vezi punctul 4), sau de la persoana care face programarea în locul tău, de exemplu un membru al familiei. Dacă faci o programare pentru altcineva, spune-i înainte și cere-i acordul, mai ales dacă ne scrii despre problema lui de sănătate.

Ce se întâmplă dacă nu ne dai anumite date: nicio lege nu te obligă să ne dai date personale, dar unele ne trebuie ca să te putem ajuta. Fără nume și număr de telefon nu te putem programa. Emailul, descrierea problemei și zona din care vii sunt opționale: te putem programa și fără ele, iar detaliile despre problemă ți le cerem la evaluare. La studio, fără informațiile despre starea ta de sănătate nu putem face evaluarea și nu îți putem propune în siguranță un program. Dacă vrei factură pe numele tău, avem nevoie de datele de facturare. Dacă refuzi cookie-urile opționale, site-ul funcționează la fel.

3. De ce le folosim și pe ce temei

• Ca să răspundem cererii tale și să stabilim programarea: demersuri făcute la cererea ta înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b GDPR).
• Datele privind sănătatea din formular, ca să înțelegem de ce ai nevoie și să te îndrumăm spre serviciul potrivit: consimțământul tău explicit (art. 9 alin. (2) lit. a GDPR), pe care îl dai bifând căsuța din formular și pe care îl poți retrage oricând. Dacă îl retragi, ștergem detaliile despre sănătate pe care ni le-ai scris în formular. Dacă ești deja pacientul nostru, retragerea nu atinge fișa ta: datele despre sănătate din fișă le folosim ca să te tratăm, pe temeiul de mai jos.
• Furnizarea serviciilor de kinetoterapie, fizioterapie, fitness medical și masaj și ținerea evidenței pacienților: executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) și obligațiile legale (art. 6 alin. (1) lit. c); pentru datele privind sănătatea, furnizarea de îngrijiri de către profesioniști supuși obligației de secret profesional (art. 9 alin. (2) lit. h și alin. (3) GDPR).
• Facturare și evidențe financiar-contabile: obligații legale (art. 6 alin. (1) lit. c), conform legislației fiscale și contabile.
• Să înțelegem cum ne-ai găsit (întrebarea „Cum ai aflat de noi?”) și să ne îmbunătățim serviciile: interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f).
• Protecția formularului împotriva trimiterilor automate (amprenta criptată a adresei IP): interesul nostru legitim de a păstra site-ul sigur (art. 6 alin. (1) lit. f).
• Mesajele pe care ți le trimitem: te sunăm sau îți scriem (telefonic, prin SMS, pe WhatsApp sau pe email) pentru programări, mementouri automate prin SMS înaintea ședințelor, confirmări, schimbări de program și alte lucruri legate de ședințele tale, ca parte a serviciului (art. 6 alin. (1) lit. b). Oferte, reduceri sau noutăți îți trimitem numai dacă ne spui că vrei asta (art. 6 alin. (1) lit. a GDPR și art. 12 din Legea nr. 506/2004); te poți răzgândi oricând, răspunzând la mesaj sau scriindu-ne la [email protected].
• Supravegherea video în unele locații, pentru siguranța persoanelor și a bunurilor din studio: interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f).
• Fotografii și filmări (de exemplu pentru a-ți arăta tehnica unui exercițiu sau pentru rețelele noastre sociale): numai cu acordul tău, cerut înainte (art. 6 alin. (1) lit. a și, dacă se vede ceva despre sănătatea ta, art. 9 alin. (2) lit. a GDPR). Pentru copii, acordul îl dă părintele. Dacă refuzi, ședințele tale nu se schimbă cu nimic. Îți poți retrage acordul oricând, iar atunci nu mai folosim imaginile și scoatem postările în care apari.
• Recenziile de pe Google afișate pe site, ca alți oameni să afle cum este să lucreze cu noi: interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f); datele despre sănătate din recenzie le-a făcut publice chiar autorul (art. 9 alin. (2) lit. e GDPR). Dacă vrei să scoatem de pe site recenzia ta, scrie-ne la [email protected]și o scoatem.
• Statistici despre folosirea site-ului și măsurarea reclamelor prin cookie-uri: numai cu consimțământul tău (art. 6 alin. (1) lit. a GDPR și art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004).
• Evaluarea aplicațiilor în programul de afiliere și derularea parteneriatului: demersuri făcute la cererea ta înainte de încheierea contractului și executarea acestuia (art. 6 alin. (1) lit. b), precum și obligațiile fiscale și contabile (art. 6 alin. (1) lit. c).
• Apărarea drepturilor noastre în cazul unei reclamații sau al unui litigiu: interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f). Dacă avem nevoie și de date privind sănătatea (de exemplu din fișa ta sau din formular), ne bazăm pe art. 9 alin. (2) lit. f GDPR (constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept) și folosim doar datele strict necesare.
• Situații de urgență: dacă ți se face rău sau te accidentezi la studio și nu ne poți spune singur ce să facem, le dăm echipajului medical informațiile de care au nevoie ca să te ajute; dacă ne-ai lăsat o persoană de contact, o anunțăm și pe ea. Temeiul: protejarea intereselor tale vitale (art. 6 alin. (1) lit. d și art. 9 alin. (2) lit. c GDPR).

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată și nu creăm profiluri care să producă efecte juridice asupra ta.

4. Datele copiilor și confidențialitatea

Pentru kinetoterapia pediatrică, datele copilului ne sunt transmise de părinte sau de reprezentantul legal, care completează formularul, își dă acordul și semnează documentele în numele copilului. Te rugăm să nu ne transmiți date despre un minor dacă nu ești părintele sau reprezentantul lui legal. Tot părintele sau reprezentantul legal își exercită, în numele copilului, drepturile de la punctul 8.

Confidențialitate. Ce ne spui și ce aflăm despre sănătatea ta (sau a copilului tău) în ședințe rămân confidențiale: toată echipa are obligația de a păstra secretul profesional. Nu discutăm despre starea ta cu familia, cu angajatorul sau cu alte persoane fără acordul tău, în afara situațiilor în care legea ne obligă. Dacă vrei ca o anumită persoană să poată afla cum evoluezi, spune-ne la studio.

5. Cât timp păstrăm datele

• Cererile de programare: cât timp sunt necesare ca să îți răspundem și să stabilim programarea. Dacă devii pacientul nostru, datele trec în evidența pacienților.
• Evidența pacienților: pe durata relației noastre și ulterior, pe perioadele prevăzute de legislația aplicabilă activității medicale și de recuperare.
• Documentele financiar-contabile (de exemplu facturile): 5 ani, conform art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991.
• Aplicațiile în programul de afiliere: cât timp sunt necesare ca să le evaluăm; pentru parteneri, pe durata parteneriatului, iar documentele de plată 5 ani.
• În caz de reclamație sau litigiu: datele relevante, până la soluționarea lui definitivă sau până la împlinirea termenului general de prescripție de 3 ani (art. 2517 Cod civil).
• Recenziile de pe Google afișate pe site: cât timp le afișăm pe site sau până ne ceri să scoatem recenzia ta. Recenzia rămâne pe Google până o ștergi tu.
• Reluările vizitelor din PostHog: se șterg automat la sfârșitul perioadei de păstrare setate în contul nostru PostHog. Dacă îți retragi acordul, nu mai înregistrăm vizitele tale.
• Datele prelucrate pe baza consimțământului: până la retragerea acestuia, dacă nu există alt temei legal. Duratele cookie-urilor sunt indicate la punctul 9.

La finalul acestor perioade, datele sunt șterse sau anonimizate.

6. Cui transmitem datele

Nu vindem datele tale. Le pot accesa, strict în măsura necesară, următoarele categorii de destinatari:

• fizioterapeuții și terapeuții colaboratori (care lucrează cu noi pe bază de contract, nu ca angajați) la studio, pentru pacienții pe care îi tratează, cu obligația de a păstra confidențialitatea;
• furnizori care ne ajută să funcționăm, în calitate de persoane împuternicite: găzduirea site-ului (Vercel Inc.), serviciile prin care primim și gestionăm cererile de programare (baza de date Supabase, cu serverele în Frankfurt; Brevo (Franța), prin care primim notificările pe email; Google Workspace, pentru email și foile de calcul; programul ClinicAssist, al Bits & Bytes Software Consulting S.R.L., în care gestionăm pacienții și programările), comunicarea cu tine (email, telefonie, SMS, WhatsApp), formularul de aplicare pentru programul de afiliere (Tally BV), servicii de contabilitate și programe de facturare;
• furnizorii instrumentelor de statistici și marketing, numai dacă ți-ai dat acordul (Google, PostHog, Vercel, Meta; vezi punctul 9), și Google, pentru hărțile de pe paginile locațiilor și când pornești un videoclip;
• medicul tău sau alt specialist care te tratează, doar dacă ne ceri să îi trimitem o evaluare sau un raport despre tine;
• autorități și instituții publice (de exemplu ANAF, instanțe), numai când legea ne obligă sau pentru apărarea drepturilor noastre.

Când ne scrii pe WhatsApp, mesajele sunt transmise prin serviciul WhatsApp (Meta), conform propriilor sale reguli de confidențialitate.

7. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori (de exemplu Vercel, Google și Meta) sunt companii din SUA sau au acces la date din afara SEE. În aceste cazuri, transferul se face cu garanțiile prevăzute de GDPR: decizia de adecvare a Comisiei Europene pentru companiile certificate în cadrul EU-U.S. Data Privacy Framework sau clauzele contractuale standard adoptate de Comisie. PostHog este folosit prin instanța sa din Uniunea Europeană. Ne poți cere detalii despre aceste garanții la [email protected].

8. Drepturile tale

În condițiile prevăzute de GDPR, ai dreptul:

• să afli dacă îți prelucrăm datele și să primești o copie a lor (dreptul de acces);
• să ceri corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete (rectificare);
• să ceri ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm;
• să ceri restricționarea prelucrării;
• să primești datele într-un format structurat și să le transmiți altui operator (portabilitate);
• să te opui prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim;
• să îți retragi oricând consimțământul, fără să afectezi legalitatea prelucrării făcute înainte de retragere. Pentru cookie-uri, folosește „Setări cookie-uri” din subsolul paginii.

Dreptul de opoziție. Te poți opune oricând, din motive legate de situația ta particulară, prelucrărilor pe care le facem în baza interesului nostru legitim (art. 21 GDPR), scriindu-ne la [email protected]. După opoziție nu mai prelucrăm datele respective, cu excepția cazului în care demonstrăm motive legitime și imperioase care prevalează sau avem nevoie de ele pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.

Pentru a-ți exercita drepturile, scrie-ne la [email protected]. Îți răspundem fără întârzieri nejustificate și în cel mult o lună; termenul poate fi prelungit cu încă două luni pentru cereri complexe, caz în care te anunțăm. Exercitarea drepturilor este gratuită. S-ar putea să îți cerem informații suplimentare pentru a-ți confirma identitatea.

Ca pacient, poți cere și o copie a fișei tale sau a rezultatelor evaluării. Dacă ceri ștergerea, păstrăm doar ce legea ne obligă să păstrăm (de exemplu fișa și facturile), pe perioadele de la punctul 5, și nu mai folosim aceste date în alt scop.

Ai și dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, cod 010336, email [email protected], www.dataprotection.ro, sau să te adresezi instanței. Nu e obligatoriu să ne scrii mai întâi nouă, dar dacă o faci, încercăm să rezolvăm problema repede.

9. Cookie-uri și instrumente de analiză

Cookie-urile sunt fișiere mici pe care un site le salvează în browserul tău. Folosim tehnologii similare (stocarea locală a browserului) în același scop. Le grupăm astfel:

Necesare (mereu active)

Rețin alegerea ta privind cookie-urile (fv-cookie-consent, în stocarea locală, 12 luni) și ce ai completat în formularul de programare, ca să nu pierzi răspunsurile dacă reîncarci pagina sau treci pe altă pagină a site-ului (booking-draft-v2, în stocarea sesiunii; se șterge când trimiți cererea sau închizi fila). Nu necesită acordul tău, fiind strict necesare.

Statistici (doar cu acordul tău)

Ne arată cum este folosit site-ul (pagini vizitate, butoane apăsate), ca să îl putem îmbunătăți. Google Analytics (Google Ireland Ltd.): _ga și _ga_*, până la 2 ani. PostHog (PostHog Inc., instanța UE): ph_*_posthog, până la 1 an. Amândouă folosesc un identificator al browserului tău. PostHog înregistrează și reluări ale vizitei (ce pagini vezi, cum derulezi și unde apeși), fără ce scrii în câmpuri și fără formularul de programare, care este exclus din înregistrare. Vercel Web Analytics și Speed Insights (Vercel Inc.): fără cookie-uri, dar citesc din browser adresa paginii, sursa vizitei, tipul dispozitivului și viteza de încărcare.

Marketing (doar cu acordul tău)

Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.): _fbp, până la 3 luni, _fbc, tot până la 3 luni (apare doar când ajungi pe site dintr-un link de pe Facebook sau Instagram, de exemplu o reclamă), și cookie-urile Meta de pe domeniile Facebook/Instagram. Măsoară eficiența reclamelor noastre pe Facebook și Instagram. Am dezactivat evenimentele automate ale pixelului, ca să nu fie transmise către Meta butoanele pe care le apeși. Pentru colectarea datelor prin Meta Pixel pe site și transmiterea lor către Meta suntem operatori asociați cu Meta Platforms Ireland Ltd. (art. 26 GDPR), conform Addendumului Meta pentru operatori; Meta răspunde de prelucrarea ulterioară, descrisă în politica sa de confidențialitate.

Conținut extern

Paginile locațiilor (Borhanci și Grigorescu) afișează o hartă Google Maps, care se încarcă automat când ajungi la ea pe pagină, ca să ne poți găsi ușor. Videoclipurile YouTube din articole folosesc modul de confidențialitate sporită (youtube-nocookie.com), care nu salvează cookie-uri până nu pornești videoclipul. În ambele cazuri, Google Ireland Ltd. îți vede adresa IP și poate seta propriile cookie-uri, conform politicii sale de confidențialitate. Dacă nu vrei asta, poți folosi adresa scrisă a locației în locul hărții sau poți bloca cookie-urile Google din browser.

Formularul programului de afiliere

Pe pagina programului de afiliere, browserul tău încarcă un mic script de la Tally BV (Belgia), care afișează formularul de aplicare. Astfel, Tally îți vede adresa IP când deschizi pagina, chiar dacă nu deschizi formularul. Răspunsurile tale ajung la Tally numai când completezi formularul.

La prima vizită îți cerem acordul printr-un mesaj scurt în partea de jos a paginii, cu două butoane la fel: „Accept” (statistici și marketing) și „Refuz”. Poți alege separat fiecare categorie din „Setări cookie-uri”, în subsolul paginii. Până alegi, nu folosim decât cookie-urile necesare (în afara hărților, a videoclipurilor și a scriptului Tally descrise mai sus). Dacă refuzi, site-ul funcționează la fel: poți citi orice pagină și poți trimite o cerere de programare; doar că nu vom avea statistici despre vizita ta și nu vom ști dacă ai ajuns aici dintr-o reclamă de-a noastră.

Îți poți schimba oricând alegerea din Setări cookie-uri; dacă retragi acordul, oprim instrumentele respective și ștergem cookie-urile pe care le-au salvat pe site-ul nostru (cookie-urile Meta de pe domeniile Facebook și Instagram le poți șterge din setările browserului sau din contul tău Meta).

Alegerea ta se salvează doar în browserul tău: ce ai ales pentru fiecare categorie și data alegerii. Nu păstrăm o copie pe serverele noastre. Îți cerem din nou acordul după 12 luni sau mai devreme, dacă schimbăm instrumentele sau categoriile de mai sus. Mesajul reapare și dacă ștergi datele browserului sau folosești o fereastră privată; dacă browserul tău blochează stocarea datelor, alegerea ta e valabilă doar până reîncarci pagina.

Poți vedea, bloca sau șterge cookie-urile și din browser, cu pașii din paginile de ajutor oficiale: Chrome, Firefox, Safari pe Mac, Safari pe iPhone și iPad și Edge. Vrei să oprești aceste instrumente și pe alte site-uri? Pentru Google Analytics, Google oferă un supliment pentru browserele de pe calculator. Pentru Meta, în contul tău, în Centrul de conturi, poți deconecta de contul tău activitatea de pe alte site-uri și poți alege ce reclame vezi.

Ai o întrebare despre cookie-uri? Scrie-ne la [email protected].

10. Cum protejăm datele

Folosim conexiuni criptate (HTTPS), limităm accesul la date la persoanele care au nevoie de ele pentru a-și face treaba și lucrăm cu furnizori care oferă garanții de securitate adecvate. Personalul nostru are obligația de a păstra confidențialitatea datelor pacienților.

11. Modificări

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă modul în care prelucrăm datele sau legislația. Versiunea în vigoare este întotdeauna publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări. Dacă facem o schimbare importantă, de exemplu folosim datele tale într-un scop nou, îți spunem direct înainte să o aplicăm (pe email, pe WhatsApp sau la studio). Vezi și Termenii și condițiile.